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faxがきちんと送信できたかディスプレイの送信履歴で確認

忙しく仕事をしているときに、自分が送ろうとしているfaxがきちんと送れるかどうか見届けることは少ないと思います。相手先の番号をダイヤルして送信ボタンを押したら、faxが送れているかどうかの確認を待たずに、違う仕事をしなければならないからです。

ビジネスマンやOLをしたことがあるならばわかると思いますが、繁忙期だと僅かな時間でももったいないので、faxはダイヤルすれば送れると決めつけ、次の仕事に取り掛かってしまいます。通常、faxは相手が話中状態であっても良いように何度かリダイヤルしますから、たとえちょっとぐらい時間がかかったとしても最終的に相手にはfaxがきちんと送られるはずです。

しかし、相手のfaxが1台しかなかったり、ずっとその番号が使用中だったりすると、相手に送れないままリダイヤルが終わってしまうときがありますので注意が必要です。

そのミスを防ぐためには、絶対どこかでディスプレイの送信履歴を確認する作業をしなければなりません。私はまだ20代前半だった若い頃、そんなfaxに関するトラブルを知りませんでしたから、実はfaxが送れていなかったにも関わらず、相手に「絶対送ったはずです」と強く出てしまい、後からこちらの間違いに気付いて平謝りしたことがありました。

faxは便利なようでいてそういう不便なところもありますから、faxがきちんと相手に送られているかどうを、ディスプレイの送信履歴から確認することはとても大事だということにそのとき気付きました。faxによるトラブルで仕事の取引先との印象を悪くしてしまったのではとてももったいないですし、faxにおける扱いにもしっかりとしたビジネスマナーがあるということです。それ以来、必ず自分が送信したfaxが送れたかどうかを絶対に送信履歴で確認していますし、これからもfaxを送るときはたとえ忙しくてもそうしたいです。そうした細やかな努力が、faxに関する無用なトラブルを防ぐために大切なことだと私は考えています。

ちゃんと送信できたかをメールで設定しておくことにより、受信者・送信者とも知らせてくれます。

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