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ファックスのテンプレートを上手に利用しよう!

日中のいつもの仕事中のことです。いろいろと案内をもとに、資料を作成したり、他のスタッフに確認を取ったりとしなくてはならない場面になりました。そこで、必要になる肝心な資料が一つ届いていない。パソコンなどのメールも使用者が制限され、私の立場では自由にやり取りできない状況でしたし、送る側も手書きの部分もあり、ファックスにしてほしいとの希望もうかがっていたので、待っていました。

待てど暮らせど来ない。来ない。あせってというかしびれを切らして、先方様に電話連絡。

すると、「昨日お送りしたはずですが。」との返答。「一体どういうことだ」と早速、電話兼ファックス機のチェックに入る。用紙はしっかり入っている。先程はきちんと送信もできた。でもどうして。いろいろ試すこと20分。ようやくわかった。単なる紙詰まりでした。ずっと入れっぱなしの紙が湿度等の原因で何らかの変化を起こした、または、ファックス機自体のトラブルなのかはわかりません。でも、普段ならこういうトラブルはエラー表示が出るからと安心しすぎてしまって、なかなかその原因が探せなかった自分の無力さを感じました。なかなか難しいけれど、普段からこういう機会ものは定期的にチェックやメンテナンスをしたり、調子が悪くなったらその情報を共有するシステムが必要だと思いました。

でも、そこまで手が回ればの話ですが。以前は、ファックスを送った時は、先方様に「只今、○○○様へ○枚ファックスを送信しました。」ときっちり確認の連絡を入れていましたが、最近ではとても重要なもの以外はしていないせいも関係しているかもしれないとも思いました。まあ、いちいち連絡をするということは電話料金や時間もかかるし、相手側にもその時間、電話や時間を占領させることにもつながりますので、めっきり遠慮がちになっていました。このファックスの件を通して、他の企業の様子はわかりませんが、少々手間などがかかりますが、こういった生の声でのやり取りも大切かなと思いました。

ネットが主流になった時代に突入したとは言っても、全てをデジタル化にすることは恐らくできないでしょう。 アナログにはアナログのいいところもあるため、アナログを活用する人も少なくありません。 いい例なのが、ファックス。

ファックスは、公衆回線を使って画像を転送するシステムとなり、書類を読み取って画像データに変換する装置と送られてきた画像データを印刷する装置が組み合わさった専用の送受信機器となりますね。 これはもちろんアナログではありませんが、パソコンを使っての画像のやり取りなどができるようになった今の時代を考えれば、ファックスはすでに「アナログ」な考えなのかもしれません。

もちろん、パソコンを回線につないで利用することもできますが、まだまだファクシミリを使ってファックスの送受信をしている人は多いのです。 ちなみに、ファックスを送るとき、送りたいものだけを送る人もいますが、ファックスを送る送付状を先に送る人もいるのではないでしょうか? 土台を一から考えるのもありかと思いますが、これまた手間ですよね。 そういうときに活用していただきたいのが、「ファックスのテンプレート」

ファックスの送付状のテンプレートをダウンロードして、それを活用することで、手間が一つ省けることになります。 このサイトでは、ファックスの送付状のテンプレートを無料で配布されているサイトをご紹介させていただいております。 ファックスの送付状だけではなく、その他さまざまなテンプレートが用意されているサイトなどもありますので、みなさんのご都合がいいサイトを見つけ出して、ぜひ活用いただければと思います。 ファックスのテンプレートには決まった書式がありませんので、ご自身の気に入るテンプレートがダウンロードできるサイトを探してみてくださいね。

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