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昔ながらのFAXだと修正対応に手間がかかる

当社のデリバリー業務(受注から製造・出荷まで)は基本的にPCプログラムで行われています。しかし、導入されて数年しかたっておらず長年営業業務をしてきた営業マンは「PCよりFAXで送ったほうが確実」という認識が高く今でも受注伝票をFAXで送られてくることが多いです。

PCでの受注は現場の人は見落とすことがあるので現場の出荷業務担当にFAXするという形で現場の作業員に製造させている。ということができるとのことです。

実際は現場作業員はPCで確認しており逆にFAXの受注のほうが口頭約束なので忘れることが多いです。そして、実際FAXを受け取るデリバリー担当も多くの受注伝票をこなすので仕事量も増えていきます。

そんな中トラブルがおこりました。

営業マンは受注伝票をFAXしたのですがそれが操作ミスで別部署へ送られて届きませんでした。(後で送信履歴で気づいたようです)営業も国内に数十箇所あり、製造所も下請けを含め大小多数ありその中での送信ミスです。現場はもちろん出荷業務を行う担当も気づかずです。

もちろん、お客様から納期遅延でクレームです。

利益の少ない細かい部品の受注でしたが納品が遅れたためお客様の工場はストップしたため、多額の損害請求がきたそうです。再発防止策はやはりPC入力ということに落ち着いたようです。別件ですが今はFAXで作成書類が送られてくることがあります。

しかし、FAXだと修正があっても対応ができず、「PCメールで送ってください」と依頼してもなかなか年配の方はメールで送ってくれません。若い人は今バンバンPCメールでやり取りし、文書をデータ化しており、対応しております。全ての年配者がPCできないとは思いませんが、どちらかとしては昔ながらのFAXのほうが便利だと思ってるかたが多いのは事実です。

たぶんほとんどの企業もFAXからPCメールやプログラム化されていると思います。実際個人的にもFAXはほとんど使わなくなってきてます。一昔前はFAXは便利でしたが今はPCやスマホ等のメールでほとんど連絡をとることができます。それにペーパー化すると情報漏えいも気になります。これからはPCで全てできる世の中でFAXは廃れていくと思います。

メールfaxなら・・・

ちゃんと送信できたかをメールで設定しておくことにより、受信者・送信者とも知らせてくれます。

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